Peran seorang koordinator point-of-care (POCC) menjadi semakin penting bagi institusi kesehatan. Mulai dari bekerja dalam tim multidisipliner untuk memastikan keamanan dan kepatuhan, mereka melakukan semuanya.
Menjadi POCC juga memikul tanggung jawab yang bervariasi dari satu lembaga ke lembaga lainnya, dengan sedikit panduan dan struktur yang menguraikan apa peran yang diperlukan. POCC mendapatkan sebagian besar pelatihan mereka dari belajar sambil bekerja. Saat peran tradisional lainnya di sebuah rumah sakit dapat berharap menemukan lokakarya dan program-program yang disesuaikan yang dijalankan oleh asosiasi atau lembaga, sistem dukungan khusus POCC sangatlah jauh dan sedikit adanya (seperti yang telah kami bahas sebelumnya). Namun bagaimana jika ada cara yang lebih baik untuk mendukung mereka?
Berikut ini adalah 5 hal teratas yang harus dipertimbangkan saat sebagai POCC.
1. Membayangkan perjalanan pasien secara keseluruhan
Anda sebagai POCC memahami nilai intrinsik dari layanan uji point of care (POCT). Penggunaan POCT memiliki banyak manfaat hilir. Hasil pengujian yang lebih cepat dapat mengurangi pengujian yang tidak perlu, waktu tunggu pasien, jumlah kunjungan klinik dan banyak lagi.
Sangat penting untuk mempertimbangkan gambaran besarnya ketika menilai cara mengimplementasikan suatu pelayanan POCT baru di institusi Anda. Pemetaan perjalanan pasien adalah cara yang bagus untuk menilai proses saat ini, serta kapan prosesnya dapat dirancang untuk ditingkatkan. Berikut adalah beberapa komponen yang harus dipertimbangkan saat memetakan perjalanan ini, dan tanyakan pada diri Anda apa area kunci dari perjalanan ini yang harus ditangani:
-
-
- Aliran pasien
- Jalur klinis
- Aliran informasi
- Suara pasien
- Suara staf
- Aliran operasional dan sumber daya
-
Ingatlah untuk mengambil langkah mundur dan melakukan evaluasi dari perspektif gambaran besar, sebagai lawan dari sudut pandang individu, untuk memaksimalkan manfaat dari layanan POCT baru.
2. Menyusun dan memimpin tim multi-disipliner secara efektif
Manajemen pemangku kepentingan adalah bagian penting dari peran Anda sebagai POCC. Anda tidak hanya bekerja bersama ahli medis yang merupakan pengguna dari alat-alatnya, tetapi Anda juga harus mengontrol, mengelola, dan berinovasi dengan berbagai kelompok individu diseluruh pelayanan POCT yang Anda awasi.
Ketika tugas yang membutuhkan dibentuknya tim multi-disipliner (MDT), pastikan untuk mempertimbangkan bakat-bakat dari orang-orang tersebut. Sekelompok individu yang beragam bisa cocok untuk menantang status quo, dan keterampilan yang berbeda dapat saling melengkapi untuk menyelesaikan masalah bersama. Manajemen pemangku kepentingan yang efektif adalah kunci untuk membantu Anda memutuskan berapa banyak panduan yang diperlukan untuk setiap orang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menentukan tingkat Kewenangan dan Kepentingannya. Misalnya, individu yang Berkewenangan dan Berkepentingan tinggi mungkin ingin sepenuhnya terlibat pada tingkat tinggi, tetapi tidak berarti seseorang yang Berkewenangan dan Berkepentingan rendah tidak tertarik. Orang-orang ini mungkin lebih cocok untuk observasi dan bekerja lebih baik dengan hal-hal rinci.
Setelah menyusun MDT Anda, pertimbangkan dinamika timnya. Anda sekarang memiliki sekelompok individu yang beragam yang perlu Anda motivasi untuk bekerja secara efektif menuju tujuan bersama. Berikut ini adalah 4 tahap pembentukan tim seperti yang disarankan oleh psikolog Bruce Tuckman yang dapat membantu Anda bekerja menuju terciptanya dinamika tim yang hebat:
-
-
- Pembentukan – Anda perlu menentukan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk semua orang agar memahami di mana mereka berdiri sebagai sebuah tim. Peserta dapat tetap di panggung ini untuk sementara waktu ketika mereka mulai saling mengenal satu sama lain.
- Uji Konflik – Ketika orang-orang bekerja sama, mereka mulai menguji batas-batas mereka satu sama lain. Banyak tim yang gagal pada babak ini. Untuk melawan hal ini, Anda harus membangun proses dan struktur dalam sebuah tim dan membantu menyelesaikan konflik dengan cepat jika itu terjadi. Dalam tahap ini, kita harus tetap positif namun tegas.
- Terbiasa – Tim Anda akan mulai menyelesaikan perbedaan mereka sendiri, saling menghormati dan menunjukkan komitmen untuk tujuan tersebut. Pada tahap ini, Anda dapat mengambil langkah kembali untuk membiarkan tim Anda mengambil tanggung jawab untuk berkembang menuju tujuan.
- Tampil – Tim Anda mencapai tujuannya, dan sebagai pemimpin, Anda bisa mendelegasikan sebagian besar pekerjaan dan memberikan sentuhan seringan mungkin. Anda juga dapat mulai memikirkan target lainnya untuk tim.
-
Melalui manajemen pemangku kepentingan yang efektif dan pembentukan dinamika kelompok yang seimbang, Anda menciptakan sebuah tim yang dapat berkinerja.
3. Memotivasi tim multidisiplin Anda
Motivasi adalah langkah selanjutnya untuk memastikan MDT Anda berfungsi. Ada 3 elemen motivasi:
-
-
- Kemandirian – keinginan untuk menakhodai hidup kita sendiri
- Kepakaran – dorongan untuk menjadi semakin ahli di bidang yang penting
- Tujuan – kerinduan untuk melakukan apa yang kita lakukan dalam melayani sesuatu yang lebih besar dari diri kita sendiri
-
Studi neurosains David Rock menunjukkan bahwa perilaku yang menggerakkan motivasi didasarkan pada prinsip-prinsip meminimalkan ancaman dan memaksimalkan imbalan. Anda bisa mempertimbangkan model SCARF – Status, Certainty, Autonomy, Relatedness, Fairness – 5 domain ini yang mengaktifkan ancaman atau hadiah bagian dari otak manusia.
-
-
- Status – relatif penting bagi orang lain. Misalnya, masyarakat merasa adanya peningkatan status bila perhatian sudah diberikan kepada perbaikan
- Certainty – kemampuan untuk memprediksi masa depan. Misalnya, memberikan kejelasan ketika Anda menyampaikan proses atau pesan kepada tim
- Autonomy – rasa kontrol terhadap peristiwa. Misalnya diskusi aktif dengan pengguna POC memungkinkan solusi untuk disiapkan dengan mempertimbangkan kebutuhan mereka
- Relatedness – rasa aman bersama orang lain. Misalnya, mendorong interaksi sosial dalam tim untuk mendorong kepercayaan dan kolaborasi
- Fairness – persepsi atas pertukaran adil antara orang-orang. Misalnya, memastikan transparansi sepanjang proses
-
Memahami bagaimana seorang individu di bidang MDT Anda bereaksi terhadap elemen-elemen motivasi ini merupakan suatu alat yang sangat berguna untuk membuat mereka bekerja sebagai sebuah tim menuju pencapaian tujuan bersama.
4. Peningkatan berkelanjutan dari pengguna untuk jaminan mutu
Semua staf yang terlibat dalam POCT harus dilatih dan kompeten dalam penggunaan perangkat. Hanya sekali pelatihan ini dan kompetensi telah ditetapkan dan direkam ketika mereka diizinkan untuk melakukan POCT. Memperoleh hasil sisanya hanya merupakan puncak gunung es saat bicara tentang tata kelola klinis.
Tidak hanya penting untuk mengetahui apa yang harus disertakan dalam pelatihan, tetapi bagaimana pelatihan disampaikan juga merupakan kunci untuk melatih pengguna Anda. Misalnya, latihan tatap muka lebih disukai saat memperkenalkan pengguna pemula Anda dengan perangkat dan bahan yang akan mereka gunakan. Bagi pelajar yang saat ini sedang dalam kursus penyegaran, akan lebih mudah untuk menggunakan semacam sistem manajemen pembelajaran (LMS)/e-learning yang memungkinkan mereka mengakses ketika mereka bisa daripada dipanggil untuk sesi pribadi. LMS juga memungkinkan untuk pencatatan elektronik yang dapat membantu mengefisienkan tugas-tugas administratif Anda dan memungkinkan Anda memfokuskan upaya untuk memberikan konten pelatihan yang hebat jika diperlukan.
Meskipun memastikan bahwa pengguna Anda up to date dengan tingkat pelatihan dan kompetensi mereka dapat menjadi tugas yang membosankan, ini adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan lembaga Anda mencapai standar yang diperlukan oleh badan akreditasi dan regulator.
Cara lain untuk menegakkan standar-standar keselamatan yang telah ditetapkan oleh badan-badan akreditasi adalah dengan menggunakan prosedur-prosedur operasional yang telah baku (SOP). SOP tidak ditulis untuk sekedar menciptakan peraturan, melainkan untuk memastikan konsistensi di antara pengguna, terlepas dari pengalaman atau latar belakang mereka. Ada 3 poin utama untuk menyampaikan pesan yang jelas – kejelasan, keterbacaan, dan kemudahan pemahaman. Pertimbangkan aspek-aspek ini saat membuat SOP Anda untuk perangkat atau proses:
-
-
- Gunakan judul yang unik dan bermakna
- Gunakan suara aktif, gunakan “Anda” di dalam teks
- Tulis dalam bahasa sederhana
- Jadilah akurat dan gunakan bahasa konkret
- Gunakan daftar berpoin atau bernomor bila sesuai
- Berikan petunjuk dan sediakan penalaran
- Gunakan gambar dan tempatkan di samping teks yang sesuai
-
Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk melakukan pra-pengujian beberapa SOP dengan mereka yang akan menggunakannya sebelum mengesahkannya.
5. Menulis kasus bisnis
Selamat, Anda telah bekerja keras di atas untuk menilai suatu isu, mengidentifikasi di mana POCT bisa menguntungkan lembaga, dan mengumpulkan tim untuk membuat ini terjadi! Sekarang, Anda harus menjualnya ke manajemen institusi Anda untuk membuat ini menjadi kenyataan. Ini adalah 5 hal yang harus dimasukkan untuk membuat kasus bisnis besar.
-
-
- Jadikan kasus bisnis Anda relevan dengan prioritas dan kekhawatiran pembuat keputusan
- Ajukan kasus yang bagus dengan bukti berkualitas
- Tunjukkan efektivitas biaya dan pengembalian investasi
- Identifikasi orang-orang kunci yang perlu Anda konsultasikan
- Evaluasi program Anda secara efektif (perhatikan hasil, KPI dan lini masa)
-
Setelah 5 langkah tersebut, pertimbangkan untuk menambahkan alat bantu visual atau audio, sajikan studi kasus untuk membantu proses penyampaian Anda dan mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana sebuah pelayanan POCT dan POCC dapat memberi manfaat untuk institusi anda, silakan hubungi Patricia Dewi, Manajer APAC, Near Patient Care, di [email protected].
