Giới thiệu — Tối ưu hóa quy trình làm việc cho các phòng xét nghiệm với Bác sĩ Mohd Jamsani
Công nghệ kỹ thuật số đang chuyển đổi cách thức hoạt động của các phòng xét nghiệm lâm sàng. Các nhiệm vụ thường xuyên đang được tự động hóa, quy trình làm việc được tối ưu hóa và quản lý dữ liệu được cải thiện. Những thay đổi này đã chứng tỏ là một phương pháp hiệu quả để giải quyết khối lượng xét nghiệm lớn và nhu cầu về thời gian quay vòng nhanh, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành cho các tổ chức trên toàn thế giới [1]. Một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi này là triển khai quy trình công việc kỹ thuật số. Đội ngũ Lab Insights đã gặp gỡ Bác sĩ Mohd Jamsani bin Mat Salleh, một chuyên gia bệnh lý hóa học tại Seberang Jaya Hospital in Penang, Malaysia, để thảo luận về những kinh nghiệm của ông trong việc áp dụng quy trình làm việc kỹ thuật số trong một phòng xét nghiệm lâm sàng.
Ông định nghĩa quy trình làm việc kỹ thuật số trong bối cảnh phòng xét nghiệm lâm sàng như thế nào, và những bước ban đầu trong việc triển khai quy trình này là gì?
Quy trình làm việc kỹ thuật số là một chuỗi các bước hoàn thành bằng điện tử để tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình. Đối với các tổ chức, chiến lược quy trình làm việc kỹ thuật số bắt đầu bằng việc hiểu rõ các quy trình phòng xét nghiệm của mình. Các quy trình hiện tại cần được phân tích để xác định các điểm nghẽn và vấn đề, bao gồm việc nhập liệu thủ công, hồ sơ giấy tờ, việc theo dõi mẫu không hiệu quả và việc báo cáo kết quả bị trì hoãn. Để giải quyết các vấn đề đã xác định, các tổ chức cần đầu tư vào công nghệ phù hợp (ví dụ: hệ thống thông tin phòng xét nghiệm [LIS], hệ thống quản lý thông tin phòng xét nghiệm [LIMS], và các giải pháp phần mềm liên quan khác) và thiết kế các quy trình làm việc hiệu quả. Mục tiêu là tối ưu hóa hoạt động bằng cách giảm bớt gánh nặng của các nhiệm vụ ít ảnh hưởng và ưu tiên những nhiệm vụ có tiềm năng mang lại lợi ích lớn nhất. Cuối cùng, các giải pháp công nghệ được chọn cần được triển khai và định cấu hình sao cho phù hợp với các quy trình làm việc đã thiết kế, đồng thời cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên phòng xét nghiệm để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các hệ thống mới.
Ông có thể chia sẻ những ví dụ cụ thể về cách các quy trình làm việc kỹ thuật số đã cải thiện hiệu quả trong các phòng xét nghiệm không?
Một ví dụ đáng chú ý là việc thực hiện một hệ thống tự động xác thực. Xác minh kết quả xét nghiệm thủ công ở phòng xét nghiệm là một quy trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Các hệ thống xác thực tự động dựa trên quy tắc cung cấp một giải pháp bằng cách tự động hóa việc xem xét kết quả xét nghiệm. Các hệ thống này bao gồm một phần mềm trung gian và LIS và tuân theo một tập hợp các thuật toán. Các thuật toán, ngược lại, được phát triển dựa trên thông điệp và cờ từ thiết bị, trạng thái kiểm soát chất lượng, kiểm tra giới hạn kết quả, kiểm tra delta, giá trị quan trọng, kiểm tra tính nhất quán và thông tin lâm sàng liên quan đến bệnh nhân. Tác động tích cực của các chương trình tự xác nhận đối với hiệu quả phòng xét nghiệm, tỷ lệ lỗi và an toàn bệnh nhân đã được chứng minh rõ ràng trong các tài liệu nghiên cứu đã công bố [2, 3, 4, 5]. Cụ thể trong phòng xét nghiệm của chúng tôi, chúng tôi đã chứng kiến sự giảm mạnh thời gian xét nghiệm HbA1c khi thay thế hệ thống xét nghiệm cũ bằng một hệ thống mới, có giao diện LIS hai chiều và phần mềm tư vấn tích hợp. Hệ thống mới này, chạy trên thuật toán tự động xác minh 32 quy tắc, sẽ tự động đánh giá sắc ký đồ HbA1c bình thường. Thời gian quay vòng đã được rút ngắn từ 1 giờ xuống dưới 5 phút và hơn 70% mẫu xét nghiệm hàng ngày được xử lý trong vòng 4 giờ. Một ví dụ khác là việc áp dụng quy trình làm việc không giấy tờ cho điện di protein huyết thanh (SPE). Như chúng ta đã biết, SPE (điện di protein huyết thanh) liên quan đến việc tạo ra các gel vật lý và đồ thị mật độ. Các hồ sơ vật lý này thường đòi hỏi không gian vật lý đáng kể và có thể khó khăn để truy xuất và chia sẻ hiệu quả. Ngoài ra, việc nhập liệu và giải thích dữ liệu thủ công dễ bị sai sót do yếu tố con người. Phòng xét nghiệm của chúng tôi đã có thể chuyển đổi thành công từ quy trình làm việc hoàn toàn bằng giấy sang quy trình kỹ thuật số bằng cách sử dụng các hệ thống thông tin và phần mềm chuyên dụng cho phép chụp và phân tích hình ảnh kỹ thuật số. Điều này dẫn đến thời gian trả kết quả nhanh hơn, đặc biệt đối với các chẩn đoán mới và giảm miễn dịch trong cùng ngày. Ngoài việc rút ngắn thời gian trả kết quả, quy trình làm việc kỹ thuật số còn mang lại những lợi ích khác. Thứ nhất, việc loại bỏ gel vật lý và hồ sơ giấy đã giảm thiểu tác động đến môi trường, một lợi ích lớn trong thời đại mối quan tâm ngày càng tăng về tính bền vững. Thứ hai, các hình ảnh và báo cáo kỹ thuật số đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin liền mạch giữa các chuyên gia chăm sóc sức khỏe. Thứ ba, quy trình làm việc kỹ thuật số mang lại khả năng linh hoạt cao hơn bằng cách cho phép xử lý mẫu riêng lẻ, thay vì dựa vào quy trình xử lý hàng loạt, gây chậm trễ.
Theo ông, những thách thức lớn nhất mà các tổ chức phải đối mặt khi triển khai quy trình làm việc kỹ thuật số trong các phòng xét nghiệm là gì, và làm thế nào để vượt qua những thách thức này?
Các thách thức về tài chính. Để đảm bảo rằng các dự án chuyển đổi kỹ thuật số, bao gồm quy trình làm việc kỹ thuật số, mang lại lợi nhuận tối ưu, việc xem xét cẩn thận Lợi tức đầu tư (ROI) là rất quan trọng. Các tổ chức nên thực hiện một cuộc kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các chi phí liên quan đến dự án, từ việc mua phần mềm cho đến nâng cấp cơ sở hạ tầng. Họ cũng nên tính đến lợi ích tiềm năng, xem xét liệu tăng hiệu quả, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và thời gian trả kết quả nhanh hơn có thể chuyển thành tiết kiệm chi phí đáng kể trong thời gian dài. Các thách thức về công nghệ. Đầu tiên và trên hết là bảo mật dữ liệu. Tính chất kết nối của các hệ thống kỹ thuật số khiến các phòng xét nghiệm dễ bị tấn công mạng, điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm rò rỉ dữ liệu, gián đoạn hệ thống và thiệt hại về uy tín. Để giảm thiểu rủi ro này, các tổ chức nên thực hiện các biện pháp an ninh mạng mạnh mẽ, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và kiểm tra an ninh thường xuyên để ngăn chặn những người không được phép truy cập dữ liệu riêng tư. Một thách thức khác là tính khả dụng và khả năng tương thích của dữ liệu. Số lượng đáng kể các phòng xét nghiệm dữ liệu tạo ra trong tổng quy trình xét nghiệm cung cấp cơ hội cho các tổ chức có được thông tin chuyên sâu về hoạt động của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định có hiểu biết. Tuy nhiên, nghiên cứu được thực hiện bởi Forrester Research cho thấy rằng có tới 73% dữ liệu được thu thập bởi các tổ chức không sử dụng cho phân tích [6]. Một phần thách thức này là do các hệ thống và thiết bị khác nhau không có khả năng truyền đạt và trao đổi dữ liệu một cách liền mạch. Một cách để giải quyết vấn đề này là chuẩn hóa định dạng dữ liệu và tận dụng trí tuệ nhân tạo để tối đa hóa giá trị của dữ liệu [7, 8]. Cũng có thể hữu ích khi hiện đại hóa các hệ thống hiện tại, chuyển sang các giải pháp dựa trên đám mây và phát triển các giao diện lập trình ứng dụng [9]. Các thách thức về pháp lý. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là việc quản lý các công nghệ kỹ thuật số và việc thu thập, sử dụng dữ liệu. Các tổ chức có thể đảm bảo tuân thủ bằng cách: [10]
-
-
- Cập nhật thông tin về các quy định và tiêu chuẩn ngành đang phát triển;
- Tích cực tham gia với các cơ quan quản lý có liên quan để tìm hiểu các yêu cầu và tìm kiếm hướng dẫn; và
- Triển khai các khuôn khổ tuân thủ vững chắc, bao gồm các chính sách bảo mật dữ liệu, các biện pháp bảo vệ an ninh và kế hoạch ứng phó sự cố.
-
Ông sẽ đưa ra lời khuyên gì cho các tổ chức đang bắt đầu hành trình chuyển đổi số của mình? Làm thế nào để họ có thể đảm bảo việc triển khai thành công?
Chuyển đổi số là yếu tố cần thiết trong các phòng xét nghiệm lâm sàng — quy trình làm việc được tối ưu hóa, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý đều mang lại lợi ích cho cả bệnh nhân, nhà cung cấp dịch vụ y tế và chính các tổ chức. Tuy nhiên, việc chuyển từ hệ thống tương tự sang kỹ thuật số không phải là điều dễ dàng và đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận cùng với việc triển khai chính xác. Quá trình chuyển đổi này nên được triển khai theo từng giai đoạn, với sự chỉ đạo từ một chiến lược rõ ràng. Cuối cùng, chuyển đổi số thành công không chỉ là quy trình và công nghệ mà còn là về con người. Việc vượt qua sự kháng cự đối với sự thay đổi từ phía nhân viên trong tổ chức là rất quan trọng. Điều này yêu cầu giao tiếp hiệu quả, đồng cảm và một tầm nhìn rõ ràng về tương lai. Bằng cách thu hút nhân viên tham gia vào quá trình, cung cấp đào tạo và ghi nhận đóng góp của họ, các tổ chức có thể thúc đẩy văn hóa đổi mới và khả năng thích ứng.
Tài liệu tham khảo:
[1] Plebani, M. Clinical laboratories: production industry or medical services? Clinical Chemistry and Laboratory Medicine (CCLM). 2015;53(7):995-1004. doi:10.1515/cclm-2014-1007
[2] Gungoren MS. Crossing the chasm: strategies for digital transformation in clinical laboratories. Clinical Chemistry and Laboratory Medicine (CCLM). 2023;61(4):570-575. doi:10.1515/cclm-2022-1229
[3] Gao R, Zhao F, Xia L, et al. Establishment and application of autoverification system for HbA1c testing. Biochem Med (Zagreb). 2024;34(3):030705. doi:10.11613/BM.2024.030705
[4] Wang Z, Peng C, Kang H, et al. Design and evaluation of a LIS-based autoverification system for coagulation assays in a core clinical laboratory. BMC Med Inform Decis Mak. 2019;19(1):123. doi:10.1186/s12911-019-0848-2
[5] Christy A L, et al. B-128 Delivering Predictable Operational efficiency gains at our core central reference laboratory with strategic deployment of navify® Lab Operation informatics automation solution. Clinical Chemistry. 2024;70(Supplement_1):hvae106.489. doi:10.1093/clinchem/hvae106.489
[6] Barrett, J., “Up to 73 Percent of Company Data Goes Unused for Analytics. Here’s How to Put It to Work”. https://www.inc.com/jeff-barrett/misusing-data-could-be-costing-your-business-heres-how.html
[7] Hulsen T, et al. From big data to better patient outcomes. Clinical Chemistry and Laboratory Medicine (CCLM). 2023;61(4):580-586. doi:10.1515/cclm-2022-1096
[8] Ebubekir B, et al. Automation in the clinical laboratory: integration of several analytical and intralaboratory pre- and post-analytical systems. Turkish Journal of Biochemistry. 2017;42(1):1-13. doi:10.1515/tjb-2016-0234
[9] Gao R, Zhao F, Xia L, et al. Establishment and application of autoverification system for HbA1c testing. Biochem Med (Zagreb). 2024;34(3):030705. doi:10.11613/BM.2024.030705
[10] Jovičić SŽ, Vitkus D. Digital transformation towards the clinical laboratory of the future. Perspectives for the next decade. Clin Chem Lab Med. 2023;61(4):567-569. Published 2023 Jan 11. doi:10.1515/cclm-2023-0001
