5 điều quan trọng nhất cần cân nhắc khi làm điều phối viên chăm sóc tại chỗ

Tháng 2 29, 2024

Bài viết

Chia sẻ điều này:

Vai trò của điều phối viên chăm sóc tại chỗ (POCC) ngày càng trở nên quan trọng đối với các cơ sở chăm sóc sức khỏe. Họ đảm nhiệm tất cả mọi việc, từ làm việc trong các nhóm đa ngành đến đảm bảo an toàn và tuân thủ các nguyên tắc tại nơi công tác.

Trở thành một POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) đi kèm với những trách nhiệm khác nhau tùy theo từng tổ chức, với ít hướng dẫn và tổ chức nêu rõ vai trò điều phối. Các POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) được đào tạo phần lớn thông qua việc học hỏi từ công việc thực tế. Trong khi các vai trò truyền thống khác trong bệnh viện có thể tìm thấy các hội thảo và chương trình được thiết kế riêng do các hiệp hội hoặc tổ chức điều hành, thì các hệ thống hỗ trợ dành riêng cho POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) lại rất hiếm (như chúng tôi đã đề cập trước đây). Nhưng sẽ ra sao nếu có những cách tốt hơn để hỗ trợ họ?

Sau đây là 5 điều quan trọng nhất mà một POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) cần cân nhắc.

1. Hình dung tổng thể hành trình của bệnh nhân

Là một POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ), bạn hiểu rõ giá trị cốt lõi của dịch vụ xét nghiệm tại chỗ (POCT). Việc sử dụng POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) mang lại nhiều lợi ích lâu dài. Kết quả xét nghiệm nhanh hơn có thể giúp giảm thiểu các xét nghiệm không cần thiết, thời gian chờ đợi của bệnh nhân, số lần khám bệnh và nhiều lợi ích khác.

Điều quan trọng là phải xem xét bức tranh toàn cảnh khi đánh giá cách triển khai dịch vụ POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) mới tại cơ sở của bạn. Lập bản đồ hành trình chăm sóc của bệnh nhân là một cách tuyệt vời để đánh giá các quy trình hiện tại, cũng như tìm ra những điểm cần cải thiện. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi lập bản đồ hành trình này, và hãy tự hỏi đâu là vấn đề chính cần được giải quyết:

- - Dòng bệnh nhân
  - Con đường lâm sàng
  - Luồng thông tin
  - Giọng nói của bệnh nhân
  - Giọng nói của nhân viên
  - Luồng tài nguyên và hoạt động

Hãy nhớ lùi lại một bước và đánh giá theo góc nhìn toàn cảnh, thay vì góc nhìn cá nhân, để tối đa hóa lợi ích của dịch vụ POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) mới.

2. Tập hợp và dẫn dắt các nhóm đa ngành một cách hiệu quả

Quản lý các bên liên quan là một phần quan trọng trong vai trò của bạn với tư cách là một POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) . Bạn không chỉ làm việc với các chuyên gia y tế đang sử dụng thiết bị của chúng ta, mà còn phải kiểm soát, quản lý và đổi mới với một nhóm cá nhân đa dạng trong toàn bộ dịch vụ POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) mà bạn giám sát.

Khi một nhiệm vụ đòi hỏi phải thành lập một nhóm đa ngành (MDT), hãy chắc chắn xem xét năng lực của mọi người. Một nhóm cá nhân đa dạng có thể là một giải pháp tuyệt vời để đương đầu với hiện trạng đầy thách thức, và các bộ kỹ năng khác nhau có thể bổ trợ cho nhau để giải quyết một vấn đề chung. Quản lý các bên liên quan hiệu quả là chìa khóa giúp bạn quyết định mức độ hướng dẫn cần thiết cho từng người. Một cách để làm điều này là xác định mức độ quyền hạn và mức độ Quan tâm của họ. Ví dụ, những cá nhân có quyền hạn và mức độ quan tâm cao có thể muốn được tham gia hoàn toàn ở cấp độ cao, nhưng điều đó không có nghĩa là những người có quyền hạn hoặc mức độ quan tâm thấp là không quan tâm. Những cá nhân này có thể phù hợp hơn với việc quan sát và thuyết trình chi tiết.

Sau khi tập hợp MDT (multidisciplinary team, nhóm đa ngành), hãy xem xét động lực làm việc nhóm. Giờ đây, bạn đã có một nhóm đa dạng cần được thúc đẩy để cùng nhau làm việc hiệu quả hướng tới một mục tiêu chung. Dưới đây là 4 giai đoạn thành lập nhóm theo lời khuyên của nhà tâm lý học Bruce Tuckman, có thể giúp bạn xây dựng một đội ngũ năng động:

- - Hình thành – Bạn cần xây dựng các vai trò và trách nhiệm rõ ràng để mọi người hiểu rõ vị trí của mình trong một nhóm. Các nhóm có thể duy trì giai đoạn này một thời gian đến khi mọi người bắt đầu hiểu rõ nhau hơn.
  - Báo táp – Khi mọi người làm việc cùng nhau, họ bắt đầu thử thách ranh giới của nhau. Nhiều nhóm đã thất bại trong giai đoạn này. Để khắc phục điều này, bạn cần thiết lập các quy trình và cấu trúc trong nhóm và giúp giải quyết xung đột nhanh chóng nếu chúng xảy ra. Đây là giai đoạn bạn cần giữ thái độ tích cực nhưng kiên định.
  - Chuẩn hóa – Nhóm của bạn sẽ bắt đầu tự giải quyết những khác biệt, tôn trọng lẫn nhau và thể hiện sự cam kết với mục tiêu. Ở giai đoạn này, bạn có thể lùi lại một bước để nhóm của mình chịu trách nhiệm tiến tới mục tiêu.
  - Thực hiện – Nhóm của bạn đạt được mục tiêu, và với tư cách là người lãnh đạo, bạn có thể giao phó phần lớn công việc và kiểm soát càng ít càng tốt. Bạn cũng có thể bắt đầu nghĩ đến các mục tiêu khác cho nhóm.

Thông qua việc quản lý các bên liên quan hiệu quả và tạo ra động lực làm việc cân bằng cho nhóm, bạn đang tạo ra một nhóm có thể hoạt động hiệu quả.

3. Thúc đẩy nhóm đa ngành của bạn

Động lực là bước tiếp theo để đảm bảo MDT (multidisciplinary team, nhóm đa ngành) của bạn hiệu quả. Có 3 yếu tố để thúc đẩy:

- - Tự chủ – mong muốn tự mình định hướng cuộc sống
  - Thành thạo – sự thôi thúc muốn trở nên giỏi hơn ở một điều gì đó quan trọng
  - Mục đích – khao khát tiếp tục những gì chúng ta đang làm để phục vụ cho một điều gì đó lớn lao hơn cả bản thân chúng ta

Nghiên cứu khoa học thần kinh của David Rock chứng minh rằng hành vi thúc đẩy động lực dựa trên các nguyên tắc giảm thiểu mối đe dọa và tối đa hóa phần thưởng. Bạn có thể xem xét mô hình SCARF – Địa vị, Sự chắc chắn, Tự chủ, Sự gắn kết, Công bằng – 5 yếu tố này kích thích khả năng cảm nhận mối đe dọa hoặc phần thưởng trong não bộ con người.

- - Địa vị – tầm quan trọng tương đối so với người khác. Ví dụ, mọi người cảm thấy địa vị của mình được nâng cao khi sự tiến bộ của mình được chú ý đến.
  - Sự chắc chắn – khả năng dự đoán tương lai. Ví dụ: cung cấp sự rõ ràng khi bạn truyền đạt một quy trình hoặc thông điệp cho nhóm.
  - Tự chủ – một cảm giác kiểm soát các sự kiện. Ví dụ, thảo luận tích cực với người dùng POC (point-of-care, tại chỗ) cho phép chuẩn bị giải pháp phù hợp với nhu cầu của họ.
  - Sự gắn kết – cảm giác an toàn với người khác. Ví dụ: khuyến khích tương tác xã hội trong nhóm để tăng cường lòng tin và sự hợp tác.
  - Công bằng – nhận thức về sự trao đổi công bằng giữa mọi người. Ví dụ: đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quá trình

Hiểu được cách các cá nhân trong MDT (multidisciplinary team, nhóm đa ngành) phản ứng với các yếu tố động lực này là một công cụ mạnh mẽ giúp họ làm việc theo nhóm để đạt được mục tiêu chung.

4. Cải tiến liên tục của người dùng để đảm bảo chất lượng

Tất cả nhân viên tham gia POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) phải được đào tạo và có năng lực sử dụng thiết bị. Chỉ khi được đào tạo và năng lực này được xây dựng và công nhận thì họ mới được phép thực hiện POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ). Việc có được kết quả cuối cùng chỉ là phần nổi của tảng băng chìm trong quản lý lâm sàng.

Không chỉ quan trọng mỗi việc phải biết có những nội dung nào trong khóa đào tạo, mà cách thức triển khai khóa đào tạo cũng đóng vai trò then chốt trong việc đào tạo người dùng. Ví dụ, đào tạo trực tiếp được ưu tiên khi giới thiệu cho người dùng lần đầu về các thiết bị và tài liệu họ sẽ sử dụng. Đối với những học viên đang tham gia khóa học bồi dưỡng, việc sử dụng một hệ thống quản lý học tập (LMS)/học trực tuyến nào đó cho phép họ truy cập khi có thể sẽ dễ dàng hơn thay vì bị kéo đi học trực tiếp. Hệ thống LMS (learning management system, sử dụng một hệ thống quản lý học tập) cũng cho phép lưu giữ hồ sơ điện tử có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ quản trị của bạn và cho phép bạn tập trung nỗ lực vào việc cung cấp nội dung đào tạo tuyệt vời khi cần thiết.

Mặc dù việc đảm bảo người dùng được cập nhật về trình độ đào tạo và năng lực có thể là một nhiệm vụ tẻ nhạt, nhưng đây là những biện pháp cần thiết để đảm bảo tổ chức của bạn đạt được các tiêu chuẩn do các cơ quan công nhận và cơ quan quản lý yêu cầu.

Một cách khác để duy trì các tiêu chuẩn an toàn do các cơ quan công nhận đặt ra là thông qua việc sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). SOP (standard operating procedure, quy trình vận hành tiêu chuẩn) không được viết ra để tạo ra các quy tắc, mà nhằm đảm bảo tính nhất quán giữa những người dùng, bất kể kinh nghiệm hay xuất thân của họ. Có 3 điểm chính để truyền tải thông điệp rõ ràng – dễ nhận diện, dễ đọc, và dễ hiểu. Hãy cân nhắc những khía cạnh này khi xây dựng SOP cho một thiết bị hoặc quy trình thực hiện:

- - Sử dụng một tiêu đề độc đáo và có ý nghĩa
  - Sử dụng giọng văn chủ động, sử dụng chủ ngữ “bạn” trong văn bản
  - Viết bằng ngôn ngữ đơn giản
  - Tính chính xác và sử dụng ngôn ngữ cụ thể
  - Sử dụng danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số khi thích hợp
  - Đưa ra hướng dẫn và lý giải
  - Sử dụng bản vẽ và đặt chúng bên cạnh đoạn văn tương ứng

Bạn cũng có thể cân nhắc thử nghiệm trước một số SOP với những người sẽ sử dụng chúng trước khi chính thức áp dụng.

5. Viết một đề án kinh doanh

Xin chúc mừng, bạn đã nỗ lực hết mình để đánh giá vấn đề, xác định những lợi ích mà POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) có thể mang lại cho tổ chức và tập hợp một đội ngũ để hiện thực hóa điều này! Giờ đây, bạn phải thuyết phục ban quản lý đơn vị của mình để biến điều này thành hiện thực. Đây là 5 điều cần có để tạo nên một đề án kinh doanh tuyệt vời.

1. 1. Khiến đề án kinh doanh của bạn trở nên phù hợp với các ưu tiên và mối quan tâm của những người ra quyết định
  2. Đưa ra lập luận mạnh mẽ với bằng chứng chất lượng
  3. Chứng minh hiệu quả về chi phí và lợi tức đầu tư
  4. Tìm kiếm những nhân vật quan trọng mà bạn cần tham khảo ý kiến
  5. Đánh giá chương trình của bạn một cách hiệu quả (chú ý đến kết quả, KPI và mốc thời gian)

Sau 5 bước này, hãy cân nhắc thêm các phương tiện hỗ trợ trực quan hoặc âm thanh, trình bày một nghiên cứu điển hình để hỗ trợ cho câu chuyện của bạn và dự đoán những câu hỏi có thể đưa ra.

Để tìm hiểu thêm về cách dịch vụ POCT (point-of-care testing, xét nghiệm tại chỗ) và POCC (point-of-care coordinator, điều phối viên chăm sóc tại chỗ) có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn, vui lòng liên hệ với Patricia Dewi, Trưởng phòng sản phẩm APAC, Chăm sóc bệnh nhân gần, theo địa chỉ [email protected].