Di laboratorium klinis kami di Rumah Sakit Pengobatan Tradisional Tiongkok Guangdong, kami menerapkan Lean Six Sigma (LSS) untuk mengefisiensi proses, mendorong kerja sama tim, dan menghilangkan pemborosan. Kami memulai pada tahun 2013, dan sejak saat itu, kami telah meraih banyak manfaat melalui lab berbasis lean six sigma kami. Pemicu awal transformasi LSS kami adalah survei terhadap karyawan di laboratorium klinis, yang mengungkap ketidakpuasan luas terhadap lingkungan laboratorium. Karyawan menyampaikan kekhawatiran termasuk kebisingan, kelembapan, dan debu. Ketidakpastian mengenai posisi pekerjaan dan tantangan beban kerja berat juga menjadi perhatian utama. Untuk mengatasi masalah ini, laboratorium menjalani pelatihan LSS. Sesi pelatihan manajemen Lean dimulai pada awal pertengahan 2013, dan kami berhasil mengidentifikasi peluang untuk menerapkan prinsip-prinsip Lean. Masalah-masalah yang diketahui diidentifikasi dan diklasifikasikan, dan kami bertukar pendapat untuk menemukan solusi guna mengatasinya.. Hasilnya, kami melihat peningkatan kepuasan kerja 12% antara tahun 2013 hingga 2017. Hal ini disertai dengan peningkatan signifikan dalam kepuasan terhadap pendapatan, bonus, dan pengembangan karier.
Namun, karena hanya personel utama di beberapa departemen yang berpartisipasi dalam pelatihan ini pada tahun 2013, pemahaman tentang prinsip-prinsip Lean di seluruh tim laboratorium kami masih kurang, dan akhirnya kami melihat kembalinya kebiasaan buruk lama. Berkat pemulihan ini, pelatihan Lean diulang kembali pada paruh pertama tahun 2017. Paruh kedua tahun 2017 dan enam bulan pada tahun 2018 dikhususkan untuk perbaikan berdasarkan prinsip-prinsip Lean. Untuk meningkatkan keselamatan laboratorium selama periode perbaikan berikutnya, tim bertukar pendapat mengenai risiko-risiko terkait dalam laboratorium dan mengintegrasikannya ke dalam sistem untuk penilaian menyeluruh. Sebanyak 336 risiko diidentifikasi, dan 52 rencana aksi prioritas disusun. Kami membaginya menjadi tujuan jangka pendek dan menengah yang dapat dicapai. Contoh risiko termasuk pemrosesan sampel yang rumit, sampel yang dipindahkan antar departemen yang berbeda, kualitas pengambilan sampel yang buruk, dan kegagalan instrumen.
Hasilnya: alur kerja yang lebih efisien dan aman
Proses evaluasi Lean menemukan langkah-langkah yang jelas dan sederhana untuk memperbaiki situasi. Sebagai contoh, sebelum menerapkan prinsip-prinsip Lean, operator lab berjalan rata-rata jarak 2.345 meter selama pemrosesan sampel. Mengoptimalkan proses pengangkutan mengurangi jarak tersebut menjadi 1.546 meter, sehingga memberikan lebih banyak waktu dan energi bagi personel lab untuk mengatasi risiko dan masalah. Evaluasi LSS juga meyakinkan kami untuk membakukan proses manajemen pelabelan reagen. Kami menentukan bahwa setiap reagen harus diberi label dengan jelas dan disimpan menurut nomor batch. Sebagai pengingat visual, peta wilayah dikirim ke entri fasilitas penyimpanan beku. Hasilnya adalah bahwa reagen dengan nomor batch yang sama digunakan secara teratur, pemborosan produk berkurang, dan mengakses reagen menjadi lebih efisien dan nyaman.
Contoh ketiga peningkatan yang terinspirasi LSS berkaitan dengan mutu sampel. Salah satu masalahnya adalah apusan sumsum tulang memiliki tingkat ketidaksesuaian setinggi 20,3%. Penyebabnya antara lain operator tidak terbiasa dengan tes dan kurangnya pengendalian mutu. Akibatnya, laboratorium tersebut menanggung biaya pengambilan sampel ulang dan menciptakan kebutuhan akan pemeriksaan yang lebih invasif sehingga menambah beban pasien. Dengan menerapkan prinsip-prinsip LSS, kami bertukar pendapat untuk menemukan solusi dan memutuskan bahwa kami perlu meningkatkan komunikasi, menggunakan tabung antikoagulan EDTA-K2 untuk mencegah pembekuan sampel, dan memastikan bahwa semua apusan sumsum tulang disiapkan oleh personel inspeksi yang berpengalaman dalam tugas tersebut. Dalam waktu satu minggu setelah menerapkan solusi ini, kami menghilangkan sampel yang tidak sesuai. Namun, enam bulan setelah perbaikan, tingkat ketidaksesuaian meningkat lebih tinggi daripada sebelum proses tersebut dilaksanakan, sehingga diperlukan rentetan pelatihan dan evaluasi Lean lainnya.
Kemajuan adalah sebuah proses
Kesimpulan utama dari pengalaman kami adalah bahwa LSS dapat meningkatkan efisiensi laboratorium, tetapi kemajuannya tidak dijamin permanen. Manajemen lean adalah proses yang berkelanjutan dan tidak memiliki titik akhir yang pasti. Alih-alih melihat LSS sebagai perbaikan satu kali, laboratorium harus berupaya menilai kinerja mereka secara berkala dan berupaya melakukan perbaikan berkelanjutan..
Artikel ini didasarkan pada presentasi “Penggunaan Lean Six Sigma untuk meningkatkan efisiensi laboratorium” di Hari Efisiensi Roche (Roche Efficiency Days, RED) 2018 Mendefinisikan ulang perspektif di Guangzhou, Tiongkok.
