ในห้องปฏิบัติการทางการแพทย์ของเราที่โรงพยาบาล Guangdong ของการแพทย์แผนจีน เราใช้ Lean Six Sigma (LSS) เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้คล่องตัวขึ้น ส่งเสริมความร่วมมือภายในทีม และกำจัดของเสีย เราเริ่มต้นในปี 2556 และในปีต่อ ๆ มาหลังจากนั้น และได้ประโยชน์มากมายผ่านห้องปฏิบัติการ Lean Six Sigma ตัวเร่งปฏิกิริยาขั้นต้นสำหรับการเปลี่ยนแปลง LSS ของเราคือการสำรวจพนักงานในห้องปฏิบัติการทางคลินิก ซึ่งพบว่ามีความไม่พึงพอใจอย่างกว้างขวางต่อสภาพแวดล้อมของห้องปฏิบัติการ พนักงานเอ่ยถึงความกังวลต่าง ๆ รวมทั้ง เสียงรบกวน ความชื้น และฝุ่น ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับตำแหน่งงานและความท้าทายจากภาระงานหนักก็เป็นความกังวลสำคัญด้วย เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ห้องปฏิบัติการได้จัดให้มีการฝึกอบรม LSS การฝึกอบรมการจัดการแบบ Lean ครั้งแรกเริ่มขึ้นในช่วงครึ่งแรกของปี 2556 และเราระบุโอกาสสำหรับการนำหลักการ Lean มาใช้จริง มีการระบุและจำแนกปัญหาที่เรารู้อยู่แล้ว และเราได้ระดมความคิดหาทางแก้เพื่อจัดการปัญหาเหล่านั้น ผลปรากฏว่า มีความพึงพอใจต่องานดีขึ้น 12% ระหว่างปี 2556 และ 2560 สิ่งนี้มาพร้อมการเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในความพึงพอใจต่อรายได้ โบนัส และการพัฒนาอาชีพ
อย่างไรก็ตามเนื่องจากมีเพียงบุคลากรสำคัญในบางหน่วยงานเข้าร่วมในการฝึกอบรมเมื่อปี 2556 จึงยังมีความเข้าใจในหลักการ Lean ไม่เพียงพอในทีมห้องปฏิบัติการของเรา และในที่สุดเราพบว่ามีนิสัยไม่ดีเดิม ๆ กลับมาอีก เนื่องจากการหวนกลับมาเหล่านี้ จึงมีการฝึกอบรม Lean อีกครั้งในครึ่งแรกของปี 2560 ครึ่งหลังของปี 2560 และหกเดือนในปี 2561 อุทิศให้การปรับปรุงตามหลักการ Lean เพื่อปรับปรุงความปลอดภัยของห้องปฏิบัติการระหว่างระยะเวลาการปรับปรุงช่วงหลังเหล่านี้ ทีมงานได้ระดมความคิดเรื่องความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องภายในห้องปฏิบัติการและผสานรวมเข้ากับระบบเพื่่อการประเมินที่ครอบคลุม มีการระบุความเสี่ยงได้ 336 อย่าง และทำแผนปฏิบัติการสำคัญ 52 แผน เราแบ่งสิ่งเหล่านี้ออกเป็นวัตถุประสงค์ระยะสั้นและระยะกลางที่สามารถทำได้ ตัวอย่างของความเสี่ยง ได้แก่ การประมวลผลตัวอย่างที่ซับซ้อน ตัวอย่างที่ถูกส่งต่อระหว่างแผนกต่าง ๆ คุณภาพการเก็บตัวอย่างที่ไม่ดี และความล้มเหลวของเครื่องมือ
ผลลัพธ์คือ กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้น
กระบวนการประเมินผล Lean เปิดเผยมาตรการที่ชัดเจนและเรียบง่ายในการปรับปรุงสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น ก่อนที่จะใช้หลักการ Lean ผู้ปฏิบัติงานในห้องปฏิบัติการต้องเดินเป็นระยะทางเฉลี่ย 2345 เมตรระหว่างการประมวลผลตัวอย่าง การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการขนส่งช่วยลดระยะทางลงเป็น 1546 เมตร ทำให้บุคลากรในห้องปฏิบัติการมีเวลาและพลังงานมากขึ้นสำหรับการจัดการความเสี่ยงและแก้ไขปัญหา การประเมิน LSS ของเรายังทำให้ลงมือทำให้กระบวนการจัดการสำหรับการติดป้ายน้ำยาทดสอบเป็นมาตรฐาน เราพบว่าน้ำยาทดสอบแต่ละตัวควรมีการติดฉลากอย่างชัดเจนและจัดเก็บตามหมายเลขแบทช์ เพื่อเป็นการเตือนด้วยภาพ แผนที่การจัดเขตของตำแหน่งที่ตั้งต่าง ๆ ได้ถูกติดตั้งไว้ที่ทางเข้าอาคารจัดเก็บแช่แข็ง ผลลัพธ์คือน้ำยาทดสอบที่มีหมายเลขแบทช์เดียวกันได้ถูกนำมาใช้งานตามลำดับ ลดการสูญเปล่าของผลิตภัณฑ์ และการเข้าถึงน้ำยาทดสอบก็มีประสิทธิภาพและสะดวกมากขึ้น
การปรับปรุงที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก LSS ครั้งที่สามเกี่ยวข้องกับคุณภาพของตัวอย่าง ปัญหาหนึ่งคือสไลด์ตรวจไขกระดูกมีอัตราความไม่เป็นไปตามมาตรฐานสูงถึง 20.3% สาเหตุของปัญหานี้รวมถึงการที่ผู้ปฏิบัติงานไม่คุ้นเคยกับการทดสอบและขาดการควบคุมคุณภาพ ดังนั้น ห้องปฏิบัติการจึงต้องเสียต้นทุนจากการเก็บตัวอย่างอีกครั้งและสร้างความจำเป็นให้ต้องมีการตรวจสอบที่รุกล้ำร่างกายมากขึ้นซึ่งเพิ่มภาระต่อผู้ป่วย ด้วยการใช้หลักการ LSS เราระดมสมองหาวิธีแก้ปัญหาและกำหนดว่าเราต้องการปรับปรุงการสื่อสาร ใช้หลอดต้านการแข็งตัวของเลือด EDTA-K2 เพื่อป้องกันการแข็งตัวของตัวอย่างเลือด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสไลด์ตรวจไขกระดูกทั้งหมดถูกเตรียมโดยบุคลากรตรวจสอบที่มีประสบการณ์ในงานนี้ ภายในหนึ่งสัปดาห์ของการนำวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้มาใช้ เราได้กำจัดตัวอย่างที่ไม่่เป็นไปตามมาตรฐานออกไป อย่างไรก็ตาม หกเดือนหลังจากการปรับปรุง อัตราความไม่เป็นไปตามมาตรฐานกลับเพิ่มสูงขึ้นกว่าที่เคยก่อนการนำกระบวนการนี้มาใช้ ทำให้จำเป็นต้องมีการอบรมเรื่อง Lean และการประเมินผลกันอีกรอบ
ความก้าวหน้าเป็นกระบวนการ
การเรียนรู้สำคัญจากประสบการณ์ของเราคือ LSS สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของห้องปฏิบัติการให้ดีขึ้นได้ แต่ไม่รับประกันว่าความก้าวหน้านั้นจะคงอยู่ถาวร การจัดการแบบ Lean เป็นกระบวนการต่อเนื่องและไม่มีจุดสิ้นสุดชัดเจน แทนที่จะมองว่า LSS เป็นการแก้ปัญหาครั้งเดียว ห้องปฏิบัติการควรตั้งเป้าหมายที่จะประเมินประสิทธิภาพของตนเป็นประจำและมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
บทความนี้เขียนตามการนำเสนอ “การใช้ Lean Six Sigma เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพห้องปฏิบัติการ (Using Lean Six Sigma to improve laboratory efficiency)” ที่Roche Efficiency Days (RED) 2018 REDefining perspective ในเมืองกวางโจว ประเทศจีน
