Panduan penyeimbangan mutu, kecepatan, dan biaya

Laboratorium di seluruh dunia berupaya meningkatkan hasil klinis sambil mengoptimalkan biaya dan efisiensi. Untuk mencapai tujuan ini, laboratorium harus menyelaraskan tiga sasaran utama: pemeriksaan berkualitas tinggi, kinerja yang cepat, dan harga yang terjangkau. Dalam praktiknya, mudah untuk mencapai dua dari tiga target ini, tetapi sulit untuk meraih semuanya. Jika suatu tugas dilakukan secepat mungkin dan dengan harga yang murah, kemungkinan besar kualitasnya akan terabaikan. Jika suatu tugas dilakukan dengan cepat dan sangat hati-hati, biayanya tentu tidak akan murah. Jadi, bagaimana kita dapat memberikan pekerjaan laboratorium berkualitas tinggi dengan kecepatan optimal sekaligus berbiaya rendah? Untuk menghadapi tantangan ini, manajer laboratorium harus berhati-hati dalam meningkatkan proses internal mereka, sekaligus tetap memperhatikan bagaimana alur kerja mereka selaras dengan kebutuhan sistem kesehatan yang lebih luas.

Menilai biaya internal dan eksternal

Salah satu langkah penting untuk mencapai keunggulan adalah menentukan biaya akibat kualitas buruk (CoPQ). Ini berarti mengevaluasi berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk menaksir kegagalan kualitas seperti spesimen yang hilang, pemeriksaan ulang, perbaikan teknis, pengumpulan ulang sampel, atau analisis yang salah. Jennifer Dawson, VP Quality & Regulatory di Human Longevity Inc., mendorong penggunaan kalkulator COPQ, sebuah alat online yang membantu melacak metrik keuangan laboratorium. Jika hanya satu masalah tertentu yang menjadi penyebab utama kerugian finansial, mungkin masalah tersebut dapat ditangani dengan mudah, namun, jika terdapat banyak masalah yang terjadi secara bersamaan, akan lebih masuk akal untuk merekrut pakar eksternal guna melakukan peninjauan operasional yang lebih mendalam.

Saat menghitung CoPQ, Dawson menyarankan untuk memperhatikan “kegagalan internal tidak langsung”, seperti rendahnya moral staf, waktu henti yang berlebihan, dan pemeriksaan yang ditugaskan kepada teknisi yang tidak tepat (lihat What’s Your Lab’s Cost of Poor Quality di Lableaders.com). Kegagalan tidak langsung mengakibatkan penundaan produktivitas dan pekerjaan yang kurang cermat, serta dapat menyebabkan kesalahan penagihan, penggunaan persediaan yang berlebihan, dan lembur yang tidak perlu. Selain CoPQ, laboratorium juga harus memperhitungkan biaya kegagalan eksternal, terutama kerugian terkait cacat hasil setelah laporan dikeluarkan. Ia menyarankan agar manajer laboratorium untuk melakukan penanganan cepat guna mencegah kerusakan reputasi dan menghindari risiko bahaya bagi pasien. Jika diabaikan, masalah kecil dapat berkembang menjadi masalah yang serius dan mahal.

Mengupayakan komunikasi yang terbuka dan proaktif

Budaya kerja juga menjadi faktor kunci dalam mengoptimalkan kinerja internal. Untuk mencapai “budaya kualitas,” Dawson menganjurkan kerangka manajemen bernama Just Culture, yang mendorong karyawan untuk secara sukarela melaporkan kegagalan dalam lingkungan kerja tanpa saling menyalahkan (lihat Cultivating a Culture of Quality di Lableaders.com).

Agar karyawan berkomunikasi secara terbuka dan proaktif, Dawson menyarankan untuk menempatkan seorang pemimpin laboratorium pusat pada posisi manajemen senior. Orang ini harus memiliki pengalaman sebagai teknisi, pengetahuan tentang seluruh persyaratan regulasi ISO 15189, serta kemampuan komunikasi yang luar biasa. Orang ini akan bertanggung jawab langsung kepada para pemangku kepentingan utama untuk memastikan bahwa laporan kegagalan digunakan untuk mengarahkan peningkatan kinerja. Laboratorium juga harus melihat proses internal secara lebih jauh dan menjalin keterlibatan dengan para pemangku kepentingan layanan kesehatan lainnya, termasuk dokter, manajemen eksekutif, bahkan pemegang saham. Manajer laboratorium sebaiknya mempertimbangkan untuk meminta masukan dari mereka saat menetapkan kebijakan, mengalokasikan anggaran, dan menyiapkan laporan keuangan. Menurut David Chou, Chief Information dan Chief Digital Officer di Children’s Mercy Hospital, Kansas City, MO, laboratorium juga harus berupaya mengkomunikasikan nilai dari data yang mereka miliki (lihat Leveraging Lab Data to Connect with the C-suite). Jika data laboratorium menunjukkan peningkatan kejadian dan tingkat keparahan flu, misalnya, staf medis dan administrator rumah sakit harus diberi informasi agar mereka dapat melakukan persiapan yang sesuai. Peter Gershkovich, Direktur Informatika Patologi di Fakultas Kedokteran Universitas Yale, sependapat bahwa laboratorium perlu lebih sering berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan eksternal utamanya. “Sangat jarang ada laboratorium yang memiliki posisi kuat dan kehadiran di tingkat jajaran ekskutif,” ujarnya. Jika para pemimpin laboratorium berhasil mengubah kondisi ini, mereka akan membantu mewujudkan peningkatan perawatan pasien dan penghematan biaya di seluruh organisasi.

Menjaga keseimbangan di dunia yang terus berubah

Untuk membuat keadaan semakin menantang, pasar laboratorium global sedang berubah dengan sangat cepat. Banyak laboratorium kini menghadapi tekanan untuk mengurangi jumlah staf, menggantikan prosedur manual dengan robot, memperluas jenis pemeriksaan, dan beralih menuju pengobatan presisi. Pada saat yang sama, kita harus menjaga kepuasan staf, mengembangkan layanan, dan terus memberikan nilai bagi pasien maupun dokter. Berikut adalah beberapa kiat untuk membantu menjaga keseimbangan di era perubahan yang cepat:

• • • • Bersiaplah menghadapi penurunan permintaan untuk pemeriksaan klasik seperti imunokimia, hemostasis, hematologi, mikrobiologi, dan pemeriksaan pemantauan gula darah mandiri. Latih staf Anda dan bersiaplah untuk melakukan lebih banyak pemeriksaan di tempat perawatan, diagnostik molekuler, dan diagnostik jaringan.
      • Pertimbangkan sistem manajemen bisnis guna bisa mencapai peningkatan produktivitas, efisiensi, efektivitas biaya, dan kecepatan. Sistem tersebut dapat sangat bermanfaat terutama bagi organisasi publik dan nirlaba.
      • Antisipasi terjadinya konsolidasi di laboratorium. Seiring meningkatnya pemeriksaan di tempat perawatan, pemeriksaan khusus akan semakin banyak dilakukan di laboratorium inti untuk menekan biaya dan merampingkan operasional. Jika Anda membangun reputasi yang kuat dalam melakukan jenis pemeriksaan yang paling dibutuhkan masyarakat — dan akan terus dibutuhkan di masa depan — Anda dapat memuaskan pelanggan utama Anda.
      • Pertimbangkan penggunaan peralatan otomatis untuk memilah permintaan pemeriksaan laboratorium, menjalankan pemeriksaan, serta mengangkut, menyimpan, dan mengambil kembali sampel. Lakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga serendah mungkin untuk mesin tersebut dan latih staf laboratorium Anda agar dapat menawarkan layanan tambahan yang bernilai, seperti penyaringan, konsultasi, kontrol mutu, dan peningkatan mutu.

  Strategi ini akan membantu Anda tetap unggul dan beradaptasi dengan standar terbaru, sekaligus menjaga keseimbangan yang stabil antara kualitas, kecepatan, dan biaya. Artikel ini didasarkan pada dua presentasi oleh Navapun Charuruks, MD, FRCPath (Thailand): (a) Manajemen Biaya untuk Laboratorium pada Roche Efficiency Days (RED) 2017 di Taipei, Taiwan; dan (b) Tantangan Layanan Laboratorium pada Roche Scientific Days 2018: Empowering Lab Leadership to the Next Level di Dusit Thani Hua Hin, Thailand.