Trong phòng xét nghiệm lâm sàng của chúng tôi tại Guangdong Hospital of Traditional Chinese Medicine, chúng tôi đã triển khai Lean Six Sigma (LSS) để tinh giản các quy trình, khuyến khích hợp tác nhóm và loại bỏ lãng phí. Chúng tôi bắt đầu từ năm 2013, và trong những năm qua, chúng tôi đạt được nhiều lợi ích thông qua phòng xét nghiệm Lean Six Sigma của chúng tôi. Yếu tố kích thích ban đầu cho quá trình chuyển đổi LSS của chúng tôi là một cuộc khảo sát nhân viên trong phòng xét nghiệm lâm sàng, qua đó phát hiện ra sự không hài lòng rộng rãi với môi trường phòng xét nghiệm. Nhân viên đã chỉ ra những lo ngại như tiếng ồn, độ ẩm và bụi bẩn. Sự bất ổn về vị trí công việc và những thách thức của khối lượng công việc nặng nhọc cũng là những lo ngại chính. Để giải quyết các vấn đề này, phòng xét nghiệm đã trải qua khóa đào tạo LSS. Buổi đào tạo quản lý Lean đầu tiên bắt đầu vào nửa đầu năm 2013 và chúng tôi đã xác định các cơ hội để áp dụng các nguyên tắc Lean. Những vấn đề đã được xác định và phân loại, và chúng tôi đã thảo luận ý tưởng để tìm ra giải pháp nhằm giải quyết những vấn đề đó. Kết quả là, chúng tôi đã ghi nhận sự cải thiện 12% mức độ hài lòng của công việc từ năm 2013 đến năm 2017. Điều này đi kèm với sự gia tăng đáng kể mức độ hài lòng về thu nhập, tiền thưởng và phát triển nghề nghiệp.
Tuy nhiên, vì chỉ có nhân viên chủ chốt ở một số phòng ban tham gia đào tạo vào năm 2013, nên sự hiểu biết về các nguyên tắc Lean trong đội ngũ phòng xét nghiệm của chúng tôi vẫn còn hạn chế, và cuối cùng, chúng tôi đã chứng kiến sự trở lại của thói quen xấu cũ. Do những phục hồi này, việc đào tạo Lean đã được lặp lại vào nửa đầu năm 2017. Nửa sau của năm 2017 và sáu tháng trong năm 2018 đã được dành để thực hiện những cải tiến dựa trên các nguyên tắc Lean. Để cải thiện độ an toàn của phòng xét nghiệm trong các giai đoạn cải thiện sau này, đội ngũ nghiên cứu đã đưa ra ý kiến về các nguy cơ liên quan trong phòng xét nghiệm và tích hợp chúng vào hệ thống để đánh giá toàn diện. Xác định được 336 nguy cơ và lập 52 kế hoạch hành động ưu tiên. Chúng tôi chia các mục tiêu này thành các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn có thể đạt được. Ví dụ về rủi ro bao gồm xử lý mẫu phức tạp, mẫu được vận chuyển giữa các sở khác nhau, chất lượng lấy mẫu kém và sự cố thiết bị.
Kết quả: quy trình làm việc hiệu quả và an toàn hơn
Quy trình đánh giá Lean đã phát hiện ra các biện pháp rõ ràng và đơn giản để cải thiện tình hình. Ví dụ, trước khi thực hiện các nguyên tắc Lean, các nhà khai thác phòng xét nghiệm đã đi bộ một khoảng cách trung bình 2.345 mét trong quá trình xử lý mẫu. Tối ưu hóa quá trình vận chuyển giảm xuống còn 1.546 mét, giúp nhân viên phòng xét nghiệm có thêm thời gian và năng lượng để giải quyết rủi ro và sự cố. Đánh giá LSS của chúng tôi cũng thuyết phục chúng tôi chuẩn hóa các quy trình quản lý để dán nhãn thuốc thử. Chúng tôi xác định rằng mỗi thuốc thử phải được dán nhãn rõ ràng và bảo quản theo số lô. Như một lời nhắc nhở trực quan, một bản đồ phân vùng các vị trí đã được dán ở lối vào của cơ sở lưu trữ đông lạnh. Kết quả là các thuốc thử có cùng số lô được sử dụng một cách có trật tự, việc lãng phí sản phẩm giảm bớt và việc tiếp cận các thuốc thử trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn.
Một ví dụ thứ ba của những cải tiến lấy cảm hứng từ LSS liên quan đến chất lượng mẫu bệnh phẩm. Một trong những vấn đề là tỷ lệ không đạt chuẩn của tiêu bản tủy xương lên tới 20,3%. Nguyên nhân của vấn đề này bao gồm việc người vận hành không quen thuộc với xét nghiệm và thiếu kiểm soát chất lượng. Do đó, phòng xét nghiệm đã phải chịu chi phí tái tạo và tạo ra nhu cầu về các xét nghiệm xâm lấn hơn làm tăng gánh nặng cho bệnh nhân. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc LSS, chúng tôi thảo luận để tìm ra giải pháp và xác định rằng chúng tôi cần cải thiện giao tiếp, sử dụng ống chống đông máu EDTA-K2 để ngăn ngừa đông máu mẫu, và đảm bảo rằng tất cả các phiến tủy xương đều được chuẩn bị bởi nhân viên kiểm tra có kinh nghiệm trong công việc này. Trong vòng một tuần sau khi triển khai các giải pháp này, chúng tôi đã loại bỏ các mẫu không phù hợp. Tuy nhiên, sáu tháng sau khi cải thiện, tỷ lệ không hợp chuẩn tăng lên cao hơn so với trước khi quá trình này được thực hiện, tạo ra nhu cầu cho một vòng đào tạo và đánh giá Lean khác.
Tiến trình là một quá trình
Một điểm mấu chốt rút ra từ kinh nghiệm của chúng tôi là LSS có thể cải thiện hiệu quả phòng xét nghiệm nhưng tiến trình không được đảm bảo là vĩnh viễn. Quản lý Lean là một quá trình liên tục và không xác định tiêu chí đánh giá. Thay vì coi LSS như một giải pháp một lần duy nhất, các phòng xét nghiệm nên hướng tới việc thường xuyên đánh giá hiệu suất của mình và cố gắng cải thiện liên tục.
Bài viết này dựa trên bài trình bày “Sử dụng Lean Six Sigma để cải thiện hiệu quả phòng xét nghiệm” tại sự kiện Roche Efficiency Days (RED) 2018 REDefining perspective tại Quảng Châu, Trung Quốc.
